Bereid je voor op de 1,5 meter economie

1,5 meter afstand houden van elkaar is één van de maatregelen in de strijd tegen het coronavirus. Voor elke branche betekent dit weer wat anders. Het devies is voorlopig nog ‘werk thuis als het kan’. En als het toch moet, vul het dan zorgvuldig in met elkaar. In dit artikel een aantal tips hoe je dit vorm kunt geven.

Hoe kan je dat doen op 1,5 meter? 12 praktijkvoorbeelden:

1. Maak een kantoorwerkroulatiesysteem:
   • Laat alleen de mensen met klantcontact op kantoor werken en benut bijvoorbeeld 1 dag per week het kantoor voor de mensen zonder klantcontact die echt iets persoonlijk moeten bespreken met elkaar.
   • Of kies per dag een groep medewerkers uit of een aantal medewerkers per afdeling.
   • Of ploegendienst: bijvoorbeeld 3 werkblokken van circa 3 uur (bijvoorbeeld Blok 1: 08.00-11.00 uur, Blok 2: 11.30-13.30 uur en Blok 3: 14.00 – 17.00 uur) waarin medewerkers op kantoor kunnen werken.
2. Combineer de kantoorwerkblokken met een start up de dag ervoor. Het doel hiervan is, dat iedereen weet wat hem of haar te doen staat en zo effectief en snel mogelijk aan de slag kan.
3. Maak heldere regels voor je medewerkers: bijvoorbeeld; kom alleen naar kantoor als je een meeting hebt waarin beslissingen moeten worden genomen, of als je een klantafspraak hebt, etc.
4. Zit je in de retail of dienstverlening? Werk dan met een afsprakensysteem voor klanten zodat er nooit te veel mensen tegelijkertijd binnen zijn. En voer extra controle vragen in of iemand of huisgenoten geen corona symptomen heeft.
5. Zorg dat je meer klanten face to face kan helpen door kortere afspraken terwijl de toegevoegde waarde beleving toeneemt. Hoe? Benut vooraf – tijdens – achteraf.
   • Vooraf bel je de klant zodat je precies weet wat de vraag of het verzoek is. Hierbij ‘tackel’ je meteen of een bezoek nodig is of dat de vraag ook via een call kan worden opgepakt. Wordt het toch een face to face afspraak, dan verstuur je een duidelijke en persoonlijke bevestigingsmail met het doel van de afspraak en een bijlage van de 1,5 meter maatregelen.
   • Tijdens: Op die manier kan de afspraak zelf korter duren en veel gerichter zijn.
   • Achteraf: Na de afspraak stuur je een korte mail waarin je de afspraken herhaalt. Dit is ook nog eens erg klantgericht.
6. Benut plastic of glazen wanden met microfoon (die ze nu veel in verpleeghuizen benutten) voor afspraken.
7. Zorg voor heldere instructies. Bijvoorbeeld bij de ingang of bij binnenkomst (op een scherm). Of start de meeting met een korte veiligheidsvideo (vergelijk de veiligheidsinstructie in een vliegtuig).
8. Zorg voor voldoende hygiënemogelijkheden, bijvoorbeeld, iedere bezoeker ontvangt een mini handgel.
9. Zorg voor voldoende afstand op de parkeerplaats, kruis bijvoorbeeld om en om de parkeerplaatsen af. Hetzelfde principe kan je toepassen voor de bureaus op de werkplekken.
10. Leer van de supermarkt: geef de looproute aan met pijlen (een congrescentrum mailt bv hun bezoekers vooraf een persoonlijke boardingpas met de looproute en het zaalnummer).
11. Maak een vlog of nieuwsbrief en stuur dit naar je klanten en medewerkers om te laten weten welke maatregelen je neemt om aan de 1,5 meter norm invulling te geven zodat ze zich veilig genoeg voelen voor een bezoek.
12. Veel organisaties hebben adviestools of scans voor hun relaties. Pas deze tools aan richting de huidige situatie (of misschien wel ‘de nieuwe werkelijkheid’) waardoor ze aantrekkelijker worden om nú in te zetten. Stel je hebt bijvoorbeeld een tool om slimmer jaarplannen te maken of een scan om je bedrijf door te lichten. Dan kan je deze planningstool bijvoorbeeld nu benutten om ‘een sprint te maken voor herinrichting naar de nieuwe situatie’ of een scan die je quick wins zichtbaar maakt om van ‘oud’ (voor Corona) naar ‘nieuw (na of met Corona) te gaan’.

Ik wens je veel succes met de 1,5 meter economie.