Effectief vergaderen

7 Succesfactoren om meer uit een teamoverleg te halen

De kunst van effectief vergaderen. Je hebt een vergadering of overleg met een teamlid of met jouw hele team ingepland. Mogelijk stuur je van tevoren een agenda toe en dan is het zover. Jij zit tegenover één of meer paar ogen die je afwachtend aankijken. Je merkt dat je soms hard moet werken om jouw teamleden betrokken te krijgen en ze warm te laten lopen voor jouw verbetersuggesties. Dat zou je graag anders willen. Je wilt effectief vergaderen.

De 7 succesfactoren van effectief overleggen

Zoals in eerder aangegeven is 5% van ons gedrag bewust gedrag en 95% onbewust gedrag (werking van gedrag). Een vergadering/overleg is een 5%-moment waarvan de opbrengst kan tegenvallen. Wat kan je doen om het effect zowel tijdens als na het teamoverleg te vergroten zodat de output meer is dan een to do-lijst? Benut deze 7 Succesfactoren om jouw overleg effectiever te maken.

Tip 1: Trigger in de voorbereiding met een vraag

Maak meer gebruik van de aanloop naar een overleg door vooraf je teamleden al mentaal in beweging te zetten. Stel bijvoorbeeld ter voorbereiding een vraag waarover ze alvast kunnen nadenken, zoals: Welke suggesties heb je om de omzet van ‘noem je product/dienst’ de komende maand te verhogen?

Tip 2: Welke output verwacht je van deze vraag

Laat je teamleden vooraf niet alleen over deze vraag nadenken, maar benoem ook concreet met welke output ze naar het overleg moeten komen. Laat ze bijvoorbeeld drie suggesties presenteren wat we vanaf morgen al kunnen doen om meer omzet te realiseren. Je laat je teamleden dan alweer een extra stap zetten richting effectief vergaderen.

Tip 3: Mobiliseer het onbewuste gedrag van je team

Hang op een strategische plek (afdeling, personeelstoilet, kantine) de vraag waarover de teamleden mogen nadenken ter voorbereiding op het overleg. Door deze vraag in het gezichtsveld op te hangen, mobiliseer je het onbewust gedrag van je teamleden. Ze kunnen het niet vergeten en het denkproces gaat door, ook op momenten dat ze er niet bewust mee bezig zijn.

Tip 4: Benut de kracht van trots!

Teams waar medewerkers meteen de vraag Waar ben je trots op? kunnen beantwoorden, zijn aantoonbaar succesvoller. Trots is gratis brandstof die te weinig wordt gebruikt. Effectief vergaderen betekent dus ook vaker starten met deze vraag. Je zult merken dat er meteen een andere sfeer in je overleg ontstaat met een positief effect op het verdere verloop.

Tip 5: Focus op het ‘hoe’

Je kunt diverse onderwerpen bespreken, maar leg niet te veel focus op het geven van informatie en praten over wat er moet gebeuren. Door je medewerkers van tevoren al te laten nadenken over oplossingen kun je tijdens het overleg het accent leggen op het hoe. Hoe gaat we het aanpakken? Nadenken over toepassen geeft energie en dus beweging.

Tip 6: Maak het leuk!

Een andere omgeving geeft andere inzichten. Durf ook eens met je team naar buiten te gaan om een agendapunt te bespreken of overleg op een andere locatie. Effectief vergaderen vraagt ook om het doorbreken van bestaande patronen. In mijn boek Leren Excelleren heb ik diverse werkvormen beschreven. Dit E-book kun je gratis downloaden: Leren Excelleren.

Tip 7: Benut nieuwe media.

Stel je wilt gaan werken met een digitale agenda zodat ook klanten zelf afspraken kunnen inplannen. Weet dat er ruim 3.820 filmpjes op YouTube staan over dit onderwerp. Selecteer er één die past bij jouw doelstelling en laat je teamleden het filmpje vooraf bekijken. En geef ze een opdracht ter voorbereiding op het overleg. Bijvoorbeeld: kijk naar dit filmpje over het digitaal maken van afspraken. Wat zouden de voordelen zijn als we deze manier van werken ook in onze ons team gaan toepassen?

Realiseer je dat de kortste weg naar beter presteren altijd gaat via de omweg van leren. Dus jouw nieuwe vorm van effectief vergaderen gaat waarschijnlijk niet de eerste keer perfect, maar blijf proberen! Tenslotte is succes de optelsom van fouten waarvan je geleerd hebt. (Johan Cruijff)