Effectief vergaderen

Geregeld hoor ik bij organisaties dat vergaderingen / salesoverleg veel energie en tijd kost in plaats van dat het veel brengt en oplevert. Het schiet vaak tekort en mist de focus op het realiseren van nieuw gedrag en beweging. Met deze 3 tips ga je effectiever vergaderen én verhoog je de betrokkenheid en actiegerichtheid van je mensen. Kortom, van veel praten tijdens vergaderingen naar inspireren en toepassen.

Tip 1: Agendapunten vergadering – Zorg voor een inspirerende agenda

Zie het (sales)overleg vooral als een inspirerend en praktisch moment voor je team met salesprofessionals. De uitkomst van het overleg moet naast het opdoen van best practices, nieuwe inzichten ook leiden tot beweging in de dagelijkse praktijk. Als je dit wilt creëren dan hoort hier natuurlijk een inspirerende agenda bij. Hieronder de agenda die bij veel organisaties gebruikt wordt om het maximale uit het overleg te halen.

• Verrassend starten (gebruik een stelling, quote, klantuitspraak, filmpje etc.)
• Benut een (sales)thema (denk aan ‘creatief binnenkomen bij prospects’ of ‘klantfocus’)
• De (sales)barometer (hoe staan we er voor en wat is er nodig)
• Persoonlijke (sales)doelen en performances
• (Sales)acties (Tour de France, Wimbledon)
• Delen van Best practices
• Mini (sales)game (oefenen met casus en of klantsituatie)
• Actieve afsluiting

Het voordeel is dat je team zich gericht kan voorbereiden. Maak op het eind meteen de transfer (lees: toepassing) naar morgen concreet. Vraag aan het einde van de vergadering: ‘wat ga je aankomende week bewust toepassen?

Tip 2: Werkvormen vergadering, maak ze verrassend!

Werk met de 3 V’s (verbeter, verander & verras) tijdens het (sales)overleg. Door af te wisselen met werkvormen zorg je voor beleving, energie, inspiratie, LOL( lachen oefenen en leren) en afwisseling. Denk hierbij aan :

• Mini training van ongeveer 10 minuten (introduceren nieuwe dienst aan een klant, omgaan met bezwaren of cross selling)
• Nodig een bestaande klant, oude klant of nieuwe klant uit. Oefen met een (commercieel) vraagstuk. Je creëert hier learning by doing bij je (sales) professionals.
• Dragons’ Den. Inmiddels een groot succes op TV. Iedereen presenteert zijn acties of ideeën voor aankomende week. Op het eind geven de Dragons (jij en het team) aan waar ze hun geld / investering op in gaan zetten vanwege de concrete en toepasbare aanpak en ideeën.

Tip 3: Benut de Checklist Realisatiekracht

In meetings zitten vaak diverse remmers die leiden tot minder focus, energie en inspiratie. Door de jaren heen (en vaak onbewust) is de opzet hetzelfde gebleven wat leidt tot minder interactie. Teveel vertellen, terugkijken en de status bespreken (mijn collega zei recent mooi ‘de waterstanden opnemen’) dat is wat er vaak gebeurt. Bovendien geven teamleiders en managers geven aan dat ze zelf hard aan het werk zijn en het team in de relaxstand zit…

Om je realisatiekracht te vergroten staan hieronder 6 succesfactoren die je kunt benutten ter voorbereiding op het aankomende overleg.

Ik…

1. heb mijn (sales)team een voorbereidende opdracht gegeven? Ja  / Nee
2. werk met een verrassende start en afsluiting in het overleg? Ja  /  Nee
3. zorg voor een inspirerende en professionele agenda? Ja /  Nee
4. werk en wissel af met diverse werkvormen?   Ja  /  Nee
5. toets na afloop van het overleg wat gaat goed en wat kan beter Ja /  Nee
6. focus in het overleg op 20% terug en 80% vooruit kijken? Ja /  Nee

Succes met het creëren van inspirerende meetings met je (sales)team. Het geeft je team meer inzicht, fun, inspiratie, kennis en beweging in de dagelijkse praktijk. En nog een tip…toets na afloop van het overleg ‘wat moeten we vasthouden volgende keer en waar ligt ruimte voor verbetering’? We wensen jou en je team veel LOL en inspiratie toe.

Wil je ook meer uit je overleg halen? Neem dan contact met ons op.