Eindejaar Reflectie

Het eind van 2020 is in zicht. Voor velen van ons een jaar wat anders zal eindigen dan verwacht en of gehoopt. Corona heeft ons en werkend Nederland in de greep en dit vraagt voor leiders, medewerkers, ondernemers de nodige aanpassingen, creativiteit en doorzettingsvermogen waar een hoop tijd, energie en geld in wordt gestoken.

In deze rare tijd hebben veel organisaties en professionals hun werkwijze, uitingen en dienstverlening goed onder de loep genomen wat geleid heeft tot vernieuwing en verbetering. Dan is het nu tijd voor reflectie. Maak de balans op: wat is goed gegaan, wat is versterkt en waar liggen kansen voor verdere verbetering? En vergeet niet, bepaal ook waar je mee gaat stoppen of wat je wilt uitbesteden aan anderen.

Reflectie levert zo veel op

Helaas maken we weinig tijd vrij voor reflectie…Dit heeft te maken met diverse (bekende) oorzaken waar we als mens lastig grip op krijgen. Een van de actuele oorzaken momenteel is natuurlijk de vele online meetings, alle mails, thuiswerken, je collega’s niet of nauwelijks zien. We staan eigenlijk continue aan door digitale prikkels. En voor een sommigen staat het water aan de lippen en wordt alles aangepakt om het hoofd boven water te houden.

Met een klant (directeur) sprak ik laatst over het feit dat hij steeds tegen dit probleem aanloopt: reflectie in samenspel met het bepalen van nieuwe acties en koers voor het komende jaar, worden  op de lange baan geschoven. Hij stelde me de vraag: ‘hoe kunnen we dit nou op een slimme, niet tijdrovende manier maar wel effectief en gepland invoeren in de dagelijkse praktijk. Aanvullend zei hij ik gun mijn mensen de reflectie die ze verdienen en dat dit weer voor de nodige kansen, inspiratie en beweging gaat zorgen voor 2021.’

Het Start / Stop / Continue principe

Om zijn teamleiders te helpen is gekozen voor het Start / Stop / Continue principe. Dit zorgt voor bewustwording, concrete inzichten en vervolgens een top 3 met acties. Het werkt als volgt:

Start

Stel de vraag: Waar wil je komend jaar mee starten of wil je nog meer tijd en regie op in zetten? Tevens toets je waarom, wanneer en hoe! Voorbeelden hiervan zijn:

• Ik wil in 2020 maandelijks met elke medewerker fysiek of digitaal een klantafspraak bijwonen.
• Ik plan elk kwartaal een korte sessie van 2 uur waarin ik buiten de HR cyclus met mijn mensen inzoom op hun groei en ontwikkeling in het eerste kwartaal en de focus op het volgende kwartaal.
• Of je wilt een nieuwe (sales) actie invoeren en agendeert deze voor elke eerste maandagmiddag in de maand waarmee je voorkomt dat de waan van de dag regeert.

Stop

Waar wil je mee stoppen wat leidt tot minder inspiratie, resultaat of wat leidt tot inefficiënt werken. Denk hierbij aan:

• Minder vaak aanwezig zijn bij een meeting van een werkgroep / taskforce etc. wat al tot minimaal inzicht / rendement of toegevoegde waarde leidt.
• Stoppen met een bepaalde werkwijze / campagne die gedateerd is en vooral veel tijd kost en geen resultaat oplevert.
• Stoppen (keuze maken) met een aantal Netwerkclub(s) die leiden tot minder tijd, focus en budget.

Continue

Wat blijf je vasthouden: wat goed gaat, geeft energie en resultaat en vind je zelf belangrijk. Een voorbeeld is dat je gestart bent om in Corona tijd een offerte digitaal te bespreken met een klant, prospect en leverancier wat tijdsbesparing oplevert voor andere activiteiten.

Haal het maximale uit het Start / Stop / Continue reflectiegesprek

Het is niet voor iedereen mogelijk om dit face to face uit te voeren. Digitaal kan ook prima, zeker als je een concreet format en werkwijze volgt. We hebben samen een aantal  tips en ideeën uitgewerkt die je kunt benutten om het maximale uit de gesprekken te halen.

• Verstuur de aankondiging 3 weken voorafgaand aan de gesprekken met het team. Maak er een feestje van. Stuur bijvoorbeeld een leuk pakket naar het thuisadres met een inspirerende uitnodiging waarin het doel, de werkwijze en voorbereiding is verwerkt. Tevens krijgen ze 3 themakaarten waarin de Start / Stop / Continue werkwijze, met de bijhorende vragen hierop genoteerd. Zie de themakaarten die je kunt aanvragen. Maak het leuk door bijvoorbeeld een Tony Chocolony reep en een kleine spiegeltje toe voegen (reflectie).
• Je kunt de reflectiegesprekken digitaal of face to face uitvoeren.
• Start met de mensen die het als eerste verdienen en hun rol proactief en succesvol hebben ingevuld (kortom mensen die willen).
• Laat je managers hun input en voorbereiding 48 uur voorafgaand aan het gesprek naar je mailen. Je kunt in het gesprek vervolgens meer tijd en regie steken in het concretiseren, het vervolg en de beweging (planning).
• Zet bij de start van het gesprek als leidinggevende het Doel, Tijd en Werkwijze neer. Toets welke vragen je medewerker bij het start van het gesprek heeft.
• Zorg voor voldoende interactie en creëer psychologische veiligheid tijdens het gesprek.
• Bereid je ook voor op het scenario dat je medewerker kan vragen hoe jij als leidinggevende naar zijn of haar output kijkt.
• Bepaal bij de start wie de verslaglegging voor zijn of haar rol neemt.
• Maak voldoende tijd vrij om aan het eind van het gesprek het vervolg concreet te maken qua output, acties en planning. Voorkom het vuurpijleffect. Laat als leider ook ervaren dat je hier een helpende rol in wilt spelen.
• Toets aan het eind van het gesprek hoe je medewerker het gesprek heeft ervaren. Je kunt een rapportcijfer vragen of natuurlijk zelf het Start / Stop / Continue principe hanteren.