Hanteer CRISIS tijdens de crisis

De huidige Corona crisis toont aan hoe kwetsbaar onze gezondheid, de maatschappij en het bedrijfsleven is. Corona heeft ons allen laten inzien dat onze levens niet maakbaar zijn, maar wel plooibaar. Nu leeft de angst en onzekerheid over onze eigen gezondheid en die van onze naasten. Nu of straks ook de onzekerheid over de continuïteit van ons bedrijf, baan en inkomsten. Hoe komen we hier met elkaar uit?

Corona als virus kwam voor iedereen zeer onverwacht. Niemand was erop voorbereid. Op een nieuw virus kunnen we ons ook niet voorbereiden. Op een volgende crisis echter wel. Hoe doe je dat? Hieronder een zestal factoren die bepalen of je een crisis overleeft en hoe je eruit komt. Intenza heeft ze als volgt samengevat. Onder het motto: Hanteer CRISIS tijdens de crisis:

C –       communiceren

R –       risico’s inventariseren

I –        informatie verzamelen

S –       scenario denken

I –        innoveren

S –       sturen en leidinggeven

Communiceren

In de praktijk blijkt dat bedrijven zich vaak wel bewust zijn van bepaalde risico’s, maar hier de ogen voor sluiten en nauwelijks aan enige crisisaanpak denken. Deze houding is meestal een combinatie van de werkdruk van het alledaagse management en van de hoop ‘het zal ons niet gebeuren’. Vroeg of laat gebeurt het toch! En dan? Hier volgen de belangrijkste communicatietips voor crisistijden:

• Blijf frequent, minimaal 1 x in de 48 uur, communiceren met medewerkers en relaties;
• Wacht niet af, neem initiatief;
• Houd je aan de feiten;
• Kom en blijf in beweging;
• Kom indien nodig de media tegemoet.

Risico’s inventariseren

We hebben nu gemerkt welke risicofactoren we hebben in ons bedrijf, afdeling of team. Maak van het inventariseren een managementactiviteit voor ieder kwartaal. Waarom tot nu toe wel altijd Q meetings over de financiële resultaten houden, maar niet over de potentiële risico’s die van belang zijn voor die resultaten. Hoe elimineer of verklein je de risico’s? Wie gaat wat doen met welk resultaat? Maak een crisis management plan.

Informatie verzamelen

Kennis is macht. Dat geldt zeker tijdens een crisis. Feiten kennen, trends & ontwikkelingen herkennen en de juiste beslissingen nemen op basis van deze kennis. Hieronder vijf kennis inzichten en raadgevingen bij de Corona crisis.

1. Gebrekkig risicobewustzijn leidt tot achterstand.
2. Specifieke branche-, sector- en bedrijfskennis is cruciaal bij risicomanagement.
3. Een goede relatie met en kennis van medewerkers, partners in business en leveranciers betaalt zich terug.
4. De schade is vaak groter dan je van tevoren dacht.
5. Liever bekwame en gepassioneerde mensen dan dikke draaiboeken.

Scenario denken

Voor iedere toekomstige crisis is het strategisch van belang dat we in scenario’s denken. Werk minimaal 3 scenario’s uit. Het eerste scenario is het worst case scenario. Wat is het slechtste dat jouw bedrijf, afdeling of team kan overkomen. Het tweede scenario gaat uit van het meest realistische scenario op dit moment. Het derde scenario is het scenario dat positief afwijkt van het meest realistische scenario. Beantwoord minimaal de volgende vragen:

• Wat kan er gebeuren als….
• Wat zijn dan de gevolgen?
• Welke acties moeten we dan nu al (preventief) ondernemen?
• Wie zijn daarvoor verantwoordelijk?
• Hoe communiceren we dit?
• Hoe leggen we dit in een crisis actie plan vast?

Innoveren

Een vijfde factor is innoveren. Maar hoe? Juist in tijden van crisis hebben we echt wel iets anders aan ons hoofd. En waar moeten we de tijd vandaan halen. Brandjes blussen, cijfers in de gaten houden, spoedoverleg over van alles en nog wat, 80 e-mails per dag! En toch is er de vraag hoe we in de hectiek van alledag iets nieuws kunnen ontwikkelen. Wat kan je doen om te komen tot een nieuwe visie, strategie of dienst?

• Stel je prioriteiten. Maak tijd om tot iets nieuws te komen.
• Organiseer eens per week een online brainstorm van 2 uur met een aantal sleutelpersonen over:
  • Waarmee stoppen?
  • Waar laten we een geweldige kans liggen?
  • Wat gaan we juist nu opstarten als de concurrentie ligt te slapen?
• Je laat deze sleutelpersonen in de tussentijd onderdelen uitwerken en doorrekenen.

Schaarste is de beste voedingsbodem voor innovatie. Er zijn in elke sector fundamentele ontwikkelingen die door een crisis worden versneld. Bijvoorbeeld groene technologie, online thuiswerken, de energietransitie, de digitalisering van de media, veranderende klantvoorkeuren, nieuwe organisatiestructuren. Juist nu de urgentie groot is, loont het om te innoveren.

Sturen en leidinggeven

Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die in tijden van crisis gebruik maken van personeelsinkrimpingen niet winstgevender zijn dan bedrijven die dat niet doen. Ze beschadigen zichzelf vaak op de lange termijn. Als gevolg van de negatieve effecten op relaties, tasten ontslagen doorgaans het functioneren van de organisatie ernstig aan. Daarbij komt nog dat het inzetten van een krimpscenario vaak leidt tot latere verdere inkrimpingen. Hoe dan wel in beweging komen?

Ga juist nu achterstallig onderhoud aanpakken. Matig functionerende callcenters, maatschappelijk niet verantwoorde werkwijzen, achterblijvende productiviteit, ouderwetse salesmethoden, marginale activiteiten: het is tijd om de bezem er door te halen.

Het is ook tijd om af te stappen van het idee dat mensen zonder meer de draad weer kunnen oppakken en een nieuwe start kunnen maken, na een crisis, reorganisatie, afslankrondes of afscheid van collega’s, waarmee ze jarenlang plezierig hebben samengewerkt. Onderschat wordt welke psychische effecten dat heeft op degenen die hun baan behouden. Achterblijvers raken een deel van hetgeen vertrouwd is kwijt en kunnen zich verloren voelen. Medewerkers (kunnen) de volgende fasen doorlopen van de zogenaamde Change Curve: ontkenning, woede, marchanderen, depressie en aanvaarding. Het is belangrijk dat leidinggevenden verstandig omgaan met zo’n fase. Houd hier rekening mee in je aanpak en gedrag. Welk leiderschap past daarbij in tijden van crisis:

• Kalm en geruststellend leiderschap. Onderschat het belang van je persoonlijke stijl niet.
• Mensen mogen hun emoties tonen. Je kunt bijvoorbeeld regelmatig een (online) bijeenkomst organiseren om over verontrustende informatie en roddels te praten.
• Beperk negatief gedrag. Maak duidelijk waar de grenzen liggen.
• Houd mensen in beweging en maak bewegingsafspraken.
• Houd toekomst focus.
• Wees duidelijk en helder. Pas verwachtingsmanagement toe.
• Leid de crisis, de wederopstanding en de innovatie en wees een voorbeeld.