Jaarplannen maken

Na de zomervakanties is september voor veel directies en managers het moment om plannen en budgetten voor volgend jaar te maken. Vaak een verplicht dansje dat niet als de meest inspirerende periode wordt gezien. Hoe voorkom je nou enorme boekwerken en juist kiest voor een inspirerende en actieve manier waarbij iedereen meedoet? Twee manieren om de beweging meteen in te zetten bij het maken van het jaarplan lees je hier!

Actieplan op 1 A4: het 5 x 4-jaarplan

Jaarplannen zijn vaak papieren tijgers. De kunst is echter om geen dikke rapporten te schrijven, maar wel met een hanteerbaar jaarplan om mee aan de slag te gaan. Het opstellen van een 5 x 4-jaarplan helpt je in het gestructureerd plannen van je inspanningen om je gestelde doelen te realiseren. De kracht schuilt hem in de eenvoud. Veel plannen zijn vaag en verzanden vaak in details. Het 5 x 4-jaarplan is geen papieren tijger die onder in je bureaula verdwijnt. Maar een concreet actieplan op één A4.

Met behulp van het 5 x 4-jaarplan breng je in kaart wat wanneer dient te gebeuren. Belangrijk daarbij is dat bij elke stap wordt aangeven wat het resultaat is (doel) en op welke wijze (acties) dat bereikt gaat worden:

* De laatste vraag is eigenlijk een gewetensvraag: kies je er voor of niet?

Het 5 x 4-actieplan maak je natuurlijk SMART:

• Specifiek
• Meetbaar
• Acceptabel
• Realistisch
• Tijdgebonden

Stuur jouw teamleden een uitnodiging voor een inspiratiessessie en vraag ze om hun 5 x 4-jaarplan vooraf op een flipover te noteren. Tijdens de inspiratiesessie presenteert ieder zijn eigen jaarplan en krijgt feedback van de andere collega’s op hun jaarplan.  Met deze input gaan ze in de week na de inspiratiesessie hun  jaarplan aanscherpen, waarna ze het een op een met jou als manager verder afstemmen.

Jaarplanning pitches

Een andere actieve vorm is als je jouw teamleden uitnodigt om hun jaarplannen te pitchen tijdens een inspiratiesessie. Vraag ze vooraf op hun smartphone een korte pitch op te nemen waarin ze kernachtig aangeven wat de titel van hun jaarplan gaat worden. De titel dient aan te geven waar het komende jaar de focus op komt te liggen. De teamleden sturen hun opnames minimaal een week voor de inspiratiesessie naar elkaar.

De inspiratiesessie start met korte pitches van de jaarplannen. Alle teamleden krijgen een tweetal gekleurde post-its. Op de groene post-it noteren zij wat ze sterk vinden aan de pitches en op de oranje post-its de verbeter- of overlegpunten. Na de pitch lopen ze naar de persoonlijke feedback flip van de pitchende collega. Op deze flip worden de gekleurde post-its opgehangen en de volgende pitch wordt gestart.

Nadat alle korte pitches zijn geweest, neemt iedere pitcher plaats bij zijn flipover. Nu start de speeddate ronde. De helft van de groep blijft bij zijn flipover zitten en de andere gaan op bezoek bij deze pitchers. Zij bespreken hun oranje post-its. Ze lichten hun verbetertips toe op het jaarplan en doen er alles aan om de plannen te verbeteren. Zorg dat iedereen elke 7 minuten doorschuift naar een andere pitcher. Nadat alle pitchers hun feedback hebben ontvangen, wisselen de rollen. Als deze verbeterronde achter de rug is, passen de pitchers hun concept jaarplannen aan. Nu volgt er een speedpitch van 2 minuten terug hoe zij hun plannen op basis van de verbeterronde gaan aanpassen.

Op een energieke manier met elkaar verbeteren

Je hebt twee actieve werkvormen gelezen waarbij het maken van de jaarplannen centraal staat en er echt energie ontstaat. Het leggen van verbindingen onderling en het elkaar helpen is in alle haarvaten voelbaar. Dit leidt tot betere plannen en tot een betere samenwerking.

Wil je weten hoe je meer kan halen uit het proces van (jaar)plannen maken met de focus op verbetering en energie? Neem contact op met de realisatiecoaches van Intenza.

Wil je een realisatiecheck op jouw jaarplan hebben en inzicht krijgen in de uitdagingen, je remmers en hoe je de realisatie kunt optimaliseren? Download dan de realisatiecheck hieronder.