Jaarplannen meteen slimmer maken

Jaarplannen maken. Je herkent het wel, na de zomervakantie starten veel organisatie met de voorbereidingen om de plannen en vooral de budgetten voor het nieuwe jaar op te stellen. Deze jaarlijkse noodzakelijke ‘dans’ is niet de meest inspirerende periode terwijl het dat wel zou kunnen zijn. Hoe je het op een inspirerende en actieve manier kan doen waarbij iedereen meedoet lees je hier.

Jaarplan maken: Zet de beweging meteen in!

Belangrijk bij het maken van een jaarplanning is beweging creëren. Hoe pak je dit aan? Stuur de verantwoordelijke leidinggevenden een uitnodiging voor een inspiratiessessie. Vooraf dienen zijn op hun smartphone een korte pitch op te nemen waarin zij kernachtig aangeven wat de titel van hun jaarplan gaat worden. De titel dient aan te geven waar voor de focus voor het komende jaar op komt te liggen.
De leidinggevenden sturen hun opnames minimaal een week voor de inspiratiesessie naar elkaar.

Jaarplanning pitches: Meteen actief starten

De inspiratiesessie start met korte pitches van de jaarplannen. Het gehoor krijgt een tweetal gekleurde post-its. Op de groene post-it noteren zij wat zij sterk vinden aan de pitches en op de oranje post-its de verbeter- of overlegpunten.

Na de pitch lopen ze naar de persoonlijke Feedback flip van de pitchtende collega. Op deze flip worden de gekleurde post-its opgehangen en de volgende pitch wordt gestart.

Nadat alle korte pitches zijn geweest neemt iedere pitcher plaats bij zijn flipover. Nu start de speeddate ronde. De helft van de groep blijft bij zijn flipover zitten en de andere gaan op bezoek bij deze pitchers. Zij bespreken hun oranje post-its. Ze lichten hun verbetertips toe op het jaarplan en doen er alles aan om de plannen te verbeteren. Iedere 7 minuten moeten ze doorschuiven naar een andere pitcher. Nadat alle pitchers hun feedback hebben ontvangen wisselen de rollen.

Als deze verbeterronde achter de rug is passen de pitchers hun concept jaarplannen aan. Nu volgt er een speedpitch van 2 minuten terug hoe zij hun plannen op basis van de verbeterronde gaan aanpassen.

Dit is een actieve werkvorm waarbij het beter maken van de jaarplannen centraal staat en er energie ontstaat. Het leggen van verbindingen onderling en het elkaar helpen is in alle haarvaten voelbaar. Dit leidt tot betere plannen en tot een betere samenwerking.

Wil je weten hoe je meer kan halen uit het proces van (jaar)plannen maken met de focus op verbetering en energie? Stuur ons een email met je vraag.