Meer rendement uit je relatie event!

100% afspraken uit je relatie-event met het Intenza ROI concept! 

Je herkent het wel. Een aantal malen per jaar organiseer je relatie-evenementen voor bestaande en potentiële klanten. Het succes wordt vaak afgemeten aan de opkomst. En daarmee zie je dat de relatie-events te veel als doel (informeren) in plaats van als commercieel middel (klantenwerving) worden ingezet. Hierdoor valt het commerciële resultaat vaak tegen. Om je een best practice aan de hand te doen, lees je hierna meer over het ontbijtseminar wat een Intenza relatie met behulp van Intenza organiseerde. Dit heeft geleid tot meer aanmeldingen, maar wat nog belangrijker is met alle aangemelde relaties zijn vervolgafspraken al ingepland voordat het event plaatsvond.Intenza hanteert het ROI-concept voor meer rendement uit een event. Daarbij wordt het commerciële vehicle, te weten het event, onderverdeeld in drie stappen, de drie B’s: Bewegen, Beleven en Business. De Intenza relatie heeft gekeken hoe ze de drie B’s zo kon invullen dat de impact op relaties zowel voorafgaand, tijdens als na het event maximaal is.

Beweging 

Net zoals zo vaak bij andere evenementen was ook hier een uitnodiging één van de eerste zaken waarmee het proces in gang werd gezet. Dus zo bijzonder is dat nog niet. Daarna wilde men de relaties langzaam voorgloeien. De insteek daarbij was dat de relaties naarmate ze tipjes van de sluier te zien kregen, steeds enthousiaster zouden worden, maar ook zouden ervaren dat dit evenement naast goede inhoud veel meer voor hen zou kunnen betekenen. Dat deden ze bijvoorbeeld door:

• filmpjes en citaten van de sprekers vooraf gedoseerd toe te sturen.
• de eerste 25 aanmeldingen een boek van één van de sprekers in het vooruitzicht te stellen. Dit boek werd na afloop door een persoonlijk bezoek overhandigd.
• het vooraf toesturen van een deelnemerslijst met daarbij het aanbod om gasten tijdens het ontbijt aan elkaar voor te stellen. Het voordeel hiervan is ook dat de deelnemers zagen wie er allemaal zou komen.
• de dag voorafgaand aan het evenement de gasten een persoonlijke SMS te sturen waarin de accountmanager aangaf uit te kijken naar hun komst.

Zo maar enkele zaken die werden ingezet om de relaties in beweging te krijgen al voor het seminar. Slim detail is nog dat met alle gasten die benaderd werden en aangaven te komen, op voorhand al een afspraak na afloop werd gemaakt om tijdens die afspraak de specifieke vertaling te gaan maken naar het bedrijf van de gast. Ditzelfde deden ze ook bij de relaties die aangaven het thema ‘aansprekend te vinden, maar die niet op het event aanwezig konden zijn. Ook met die personen werd direct een afspraak gemaakt.

Door het zo aan te pakken was eigenlijk al voor het seminar het commerciële event geslaagd, want het uiteindelijke doel is natuurlijk afspraken en vervolgbusiness. Dat is prima gelukt omdat er bij 100% van de bezoekers vervolgafspraken zijn gepland.

Beleving 

Naast het geven van twee inspirerende, inhoudelijk goede presentaties was het evenement zo opgezet dat er veel contacten werden gelegd. Dat begon met een ontbijt, maar ook met een ‘netwerkspel’. Buiten het vele plezier dat de aanwezigen hadden, werd daarmee ook op een luchtige wijze invulling gegeven van de wens van alle deelnemers om te netwerken.

Deze opzet leidde tot een hoge waarderingsscore van een 8 terwijl dit voorheen niet hoger dan een 7 was en spontane reacties van klanten direct na afloop in de mail.

Business 

Beide sprekers hadden de opdracht om hun bouwstenen voor succes op één A4 te zetten. Hiervan werden gelamineerde kaarten gemaakt die de aanwezige gasten direct meekregen.

Deze kaarten met bouwstenen werden na de ontbijtsessie in alle contacten die er zijn met andere relaties benut en zichtbaar gemaakt, waardoor de kennis ook met andere relaties werd gedeeld, wat zeer werd gewaardeerd.

Binnen 48 uur ontvingen alle gasten een digitale kaart met foto’s van het evenement en de belangrijkste tips van die bijeenkomst. De digitale kaart is ook verstuurd naar alle personen die vooraf hadden aangegeven geïnteresseerd te zijn in het thema maar die niet konden komen. Hierbij kregen zij het aanbod om de vertaalslag van de informatie naar het specifieke bedrijf te maken. Dit resulteerde ook nog eens in extra afspraken met relaties die niet op het event waren. Zo werd achteraf de impact van het event vergroot door het in alle klantcontacten zichtbaar te maken en door het aanreiken van de tips Zo werden de eerste aanmelders binnen een week verrast met het toegezegde boek, is er een artikel geschreven over de inhoud van het seminar en dit artikel is als pdf beschikbaar gesteld aan de accountmanagers die dat weer kunnen benutten in hun contacten met bestaande, maar zeker ook met potentiële relaties.

Kopiëren 

Deze aanpak heeft er tevens toe geleid dat andere regio’s nu ook op deze wijze hun evenementen gaan invullen. Hierdoor promoot zo’n event zich vanzelf en hoef je het als hoofdkantoor of directie niet op te leggen. Wat wel van belang is dat je het succes intern goed kenbaar maakt.