Nooit meer uitstel gedrag! Eindelijk een ToDo lijst die wel werkt

Maak jij gebruik van een ToDo-lijst? Op papier of digitaal? En vind jij het ook zo lekker om zaken door te strepen of af te vinken? Dan ben je zeker niet de enige. Ik ken zelfs mensen die een duidelijke lijst met taken hebben die ze die bewuste dag willen doen en dit ook echt van plan zijn om te doen. Tot het moment dat er een spontaan verzoek of opdracht tussendoor komt. En weet je wat ze dan doen? Ze voeren het spontane verzoek uit, schrijven het er dan bij op hun eigen ToDo lijst en vinken het meteen af als voltooid.

En eigenlijk hebben ze daarmee groot gelijk! Want niemand minder dan Theo Compernolle, één van de bekendste Neuropsychiaters van ons land, heeft wetenschappelijk aangetoond dat er bij het bewust afronden van zo’n taak endorfine en dopamine vrijkomt in de hersenen. En dat betekent een gevoel van geluk en energie!

Het tegenovergestelde kennen we ook… wanneer je zaken niet kunt afronden, je de hele dag druk bent, maar niet toekomt aan je eigen taken en geplande werkzaamheden. Zo’n dag vreet energie en voedt het gevoel van frustratie.

Gelukkig hebben wij een gouden tip voor je om jouw ToDo lijstjes  eindelijk tot heerlijke streep- of vinkbare items om te zetten. Zodat jij weer voldoening en energie ervaart. En een einde kunt maken aan ongewenst uitstelgedrag.

Hoe werkt het?

Hoe noem je een ToDo lijst in het Nederlands? Precies! Een takenlijst of actielijst! En wat hoor je daar op te zetten? Juist! Taken of acties. En daar zit de clou. Een taak of een actie met een kop en een staart gaat altijd goed. Die zijn concreet en daar kun je direct mee starten. Dit herken je ook als jij je takenlijst even scant. De taken die aanvoelen als ‘hapklare brokken’ pak je direct op en daar mag een streep doorheen. Terwijl diegene die niet direct duidelijk zijn, of waarbij je niet verder kunt, worden uitgesteld.

Taalgebruik op jouw lijstje

Bekijk je eigen ToDo lijst eens? Wat valt je op?

Als je goed kijkt, merk je dat ook jij de neiging hebt om altijd de laatste stap van een activiteit te noteren. Bijvoorbeeld: appje sturen, grasmaaien, voorstel sturen, planning maken, vakantie boeken, BTW aangifte Q2 doen, kadootje kopen, verzekeringen uitzoeken, belastingaangifte doen…

Als dit ook echt 1 actie is, dan is er niets aan de hand.  Maar vaak zetten we er zaken op die een hele verzameling aan taken zijn. Voordat je het voorstel kan sturen, gaan er echt nog een aantal taken vooraf.

Werkzaamheden die bestaan uit meerdere taken horen per definitie niet op je takenlijst, dat noemen we een project!

Kijk maar eens naar het voorbeeld hieronder. We hebben de bijzondere neiging om, als we denken aan iets dat moet gebeuren, altijd te denken in de laatste stap van de activiteit. En omdat juist daar nog taken vòòr zitten, worden het uitstellers.

Wat valt nog meer op: bij een taakomschrijving staat vaak geen indicatie hoeveel tijd het je gaat kosten. Dus overschatting ligt op de loer. Dit kan dus veel slimmer!

Samengevat: hoe voorkom ik nu uitstelgedrag met slimme takenlijsten?

Herken projecten: zodra iets uit meer dan 1 taak bestaat, is het een project. Zet hem op je projectenlijst en bepaal als eerste de deadline. Bijvoorbeeld je wil je rijbewijs halen en het is november? Wellicht wil je graag zelf met de auto op vakantie. Zet de deadline dan op 1 juni.

En dan ga je de eerstvolgende actie bepalen, en daarna de volgende… zover als je kunt kijken. Zolang je maar altijd de eerstvolgende actie kent. In het voorbeeld van het rijbewijs is dat het bellen van een rijschool. Zet die op je actielijst. En je weet al: 1 belletje en je eerste rijles staat gepland. En van rijles ga je naar rijles, koop je en theorieboek en plan je jouw theorie-examen. Een ‘streper’ (actie die je makkelijk en snel kunt wegstrepen’) krijg je makkelijk voor elkaar en vormt een hapklare brok. En een actie een dag verschuiven kost veel minder pijn en frustratie dan heel je project een week vooruitschuiven.

Belangrijk: Zorg dat je acties langer dan 30 minuten ook echt in je agenda plant. Want die kunnen echt niet even tussendoor.

De ToDo lijst die wel werkt!

Stap 1: Voeg tijd toe aan je To Do lijst

Dat geeft een totaal ander overzicht!

Stap 2: Onderscheid Projecten en Taken

Michiel terugbellen is een taak en gaat zeker lukken, net als het pakketje afgeven of de rekeningen betalen. Maar de schuur leegruimen, je rijbewijs halen of verjaardagsfeest organiseren omvatten een hele verzameling taken en zijn dus projecten. Kortom: bestaat het uit meerdere acties, dan is het een project. En die projecten kun je weer onderscheiden in taken. Taken horen op je takenlijst, projecten op je Projectenlijst.

Stap 3: Bepaal de deadline van je projecten en onderscheid projecten in acties

Wanneer moet ‘het’ klaar zijn? Dat is je deadline. Om bij de deadline te komen zijn er verschillende acties die je moet ondernemen. Bijvoorbeeld:

Stap 4: Bepaal de eerstvolgende actie

Zorg dat je altijd de eerstvolgende actie bepaalt:

Stap 5: > dan 30 minuten? Zet het in je agenda!

Plan alles langer dan 30 minuten in je agenda.

Bonus Tip

Wil je grote projecten of grote klussen die afhankelijk zijn van meerdere betrokkenen super slim en effectief naar acties vertalen? Maak dan gebruik van de Quickscrum methodiek!

Lees meer over de Quickscrum methodiek, inclusief download

Wil je meer leren over timemanagement en hoe je uitstelgedrag kunt overwinnen? Neem contact op met Intenza. Samen zorgen we ervoor dat je je doelen haalt en je productiviteit verhoogt.