Opstellen jaarplan

Plannen opstellen voor het volgend jaar en de jaren erna maken blijft een jaarlijks terugkerend gegeven. Goed budgetteren en plannen maken zijn twee belangrijke activiteiten die het fundament zijn onder een nieuw jaar succesvol jaar. De totstandkoming van deze plannen en budgetten kan en moet beter. Daarom acht suggesties die je helpen bij het opstellen van plannen zodat het een inspirerend proces wordt.

8 tips voor het opstellen van jaarplannen

Je leest hieronder 8 tips om het proces tot goede plannen en budgetten inspirerender te maken.

1. De start

Zorg dat je als eindverantwoordelijke een inspirerende vlog inspreekt waarin je alle leidinggevenden uitnodigt om dit najaar met fantastische plannen te komen. Benoem elk jaar enkele speerpunten waarop jij wilt dat de verantwoordelijken zich focussen. Geef bijvoorbeeld aan dat ze bij de plannen moeten focussen op het vergroten van het onderscheidend vermogen van jullie organisatie of dat ze gezien de huidige krappe arbeidsmarkt vooral ook moeten uitwerken op welke wijze ze de bestaande medewerkers aan zich willen binden en ze blijven boeien. Door topics aan te geven leg je iedere keer andere accenten.

2. Kies een stimulerend motto

Door vooraf een duidelijk motto te kiezen geef je richting aan de schrijvers van de plannen. Door juist het motto vooraf (en dus niet achteraf, zoals vaak gebeurt!) te communiceren geef je veel meer richting aan het maken van de plannen/budgetten.

Enkele motto’s die ik de afgelopen jaren voorbij heb zien komen zijn:

• Op naar excellent werkgeverschap
• Vergroot onze voorsprong met innovatie
• Het verschil zit in de details
• Samen werken = samen verbeteren
• Duurzamer ondernemen

3. Benut actieve werkvormen

Hoe je dat kunt doen heb je vorige week kunnen lezen in het artikel over Jaarplannen Maken.

4. Bouw stimuli in om met onderscheidende ideeën te komen

Stimuleer het innovatieve karakter. Dit kun je doen door een aparte bijlage of paragraaf op te nemen waarin de plannenmakers beschrijven wat de innovatieve onderdelen uit het plan zijn. Vervolgens laat je de collega’s kennis maken met alle innovatieve ideeën. Laat daarna de groep kiezen welk idee zij het meest innovatief en kansrijk vinden. Het idee dat het meest gekozen wordt verdient een extra stimuleringsbudget om het plan te gaan realiseren.

5. Laat ze samenwerken

Praten over samenwerken leidt zelden tot beter samenwerken. Als bepaalde afdelingen in de praktijk van elkaar afhankelijk zijn en veelvuldig moeten samenwerken dan is het goed om ze dat ook al in de planfase te laten doen. Het ontwikkelen van de plannen en budgetten is dan al een eerste proof of the pudding.

6. Inspirerende omgevingen

Als je normaal gesproken de managementmeetings in de boardroom hebt is het goed om na te denken waar je de jaarplan meetings laat plaatsvinden. Een van mijn relaties had besloten een aantal sessies te plannen op een topsportcentrum waar de faciliteiten goed, maar basic waren. Zo ervoer iedereen dat goed ondernemen start met de juiste discipline en mentaliteit en dat het terug naar de basis was van waaruit ze vervolgens het plan gingen bouwen.

7. Bepaal budgetten samen

Het is altijd een strijd om de budgetten goed te verdelen. De omzet kan altijd meer en de kosten moeten altijd lager. Ik ken geen bedrijf waar het op het einde van de plannenmakerij er niet stevig aan toe gaat: er moet geschoven worden in kosten of in omzet of enkele afdelingen moeten inleveren. Deze verdeelstrijd levert vaak verliezers op en zelden winnaars.

Bepaal en communiceer voordat je start hoe er aan het einde wordt bepaald wat de spelregels zijn als er teveel kosten zijn en te weinig omzet. Door het vooraf te bepalen en te communiceren heb je heldere spelregels en voorkom je het gevoel van subjectiviteit aan het einde.

8. Werk met een duidelijke structuur

Hoe zorg je er nu voor dat alle leidinggevenden uitgedaagd worden om bij het schrijven van de plannen al over de consequenties goed na te denken. Een structuur die ze hierbij kan helpen is de SPION-structuur.