Hoe laat je beeld en geluid gelijk lopen?

Fouten en misverstanden ontstaan dikwijls niet door te weinig of onduidelijke communicatie, maar doordat beeld en geluid niet gelijk lopen. We maken veelvuldig SMART-afspraken over doelstellingen en samenwerking, echter garandeert dat nog geen succesvolle uitvoering in de praktijk. De afgelopen dagen in gesprekken met diverse toeleveranciers van één en dezelfde opdrachtgever ben ik me weer extra bewust geworden van het belang van synchronisatie tussen beiden.

Desbetreffende opdrachtgever heeft de keuze gemaakt om samen met door haar geselecteerde partners-in-business naar strategisch partnership te willen groeien. Alle directies waren meteen enthousiast en in contracten werden duidelijke doelstellingen en afspraken vastgelegd. Voor de opdrachtgever betekende dit dat zij meer in de regierol konden groeien. Voor de toeleveranciers bood dit naast omzetvoordelen ook de mogelijkheid om op een proactieve wijze eerder met de klant te mee te denken over de toekomst. Los van deze voordelen zijn er legio voor alle betrokken partijen te bedenken.

Op papier wel te verstaan. Net zoals op papier het Nederlands voetbalelftal makkelijk zou moeten kunnen winnen van Estland. Met pijn en moeite werd afgelopen week een 2-2 gelijkspel in de wacht gesleept.

In mijn gesprekken met de toeleveranciers bleek dat zij nog steeds achter de keuze van de opdrachtgever staan, maar dat hun contactpersonen nog steeds op de ‘oude’ manier samenwerkten. Daardoor werden toeleveranciers nog steeds te laat bij de realisatie van projecten betrokken in plaats van direct bij de ontwerpfase.

De samenwerking focust zich vooral op de realisatie van de verschillende projecten, maar onderhuids voel je dat de gedragskant nog remmend werkt op de strategische keuze. Bij het vormgeven van het strategisch partnership is er onvoldoende aandacht gegeven aan de gedragskant. Want een dergelijke samenwerking vraagt niet alleen ander gedrag van toeleveranciers (zoals proactief meedenken in plaats van alleen maar uitvoeren), maar zeker ook ander gedrag aan de opdrachtgeverskant. Je gaat meer op output dan op proces sturen, betrekt de toeleverancier eerder in het proces en benut de partner ook meer als expert. Slechts enkele consequenties van strategisch partnership in gedrag.

Als je het zo leest, valt het nog wel mee. Echter als je het vertaalt naar dagelijks gedrag is de impact groter. Want wat betekent deze keuze voor ieders gedrag op de belangrijkste momenten van de waarheid? Bepaal daarom met de belangrijke stakeholders vóór de wedstrijd wat er op de belangrijkste momenten van de waarheid van de samenwerking anders moet gaan (zowel vanuit de opdrachtgever als vanuit de toeleverancier). Op die manier voelt een ieder vooraf meer wat er zou veranderen. Ook is het effectief om na het concretiseren van nieuw gedrag met elkaar de mogelijke uitvoeringsscenario’s te bepalen en af te spreken wat te doen op het moment dat deze scenario’s zich voordoen. Wederom met de focus op het realiseren van het nieuwe gedrag.

Dus mocht je de komende periode op een andere manier met een partner-in-business willen samenwerken, besteed dan vooraf aandacht aan het gedrag op de belangrijkste momenten van de waarheid. Hoe gaat dat dan anders dan nu het geval is, zodat alle betrokken partijen voelen hoe de andere samenwerking in het dagelijkse gedrag voelt. Hiermee vergroot je de kans dat in de uitvoering beeld en geluid sneller synchroon gaan lopen.