Wil je succesvol een verandering doorvoeren, dan is de maand ervoor cruciaal voor succes! 

Als organisatie weet je dat het tijd is om te veranderen wanneer je signalen krijgt die wijzen op stagnatie, achteruitgang of nieuwe kansen die je niet benut.  En laten we wel wezen, de succesvolle bedrijven van nu blinken uit in adaptief vermogen in een wereld waar voorspelbaarheid door constant beweging in marktomstandigheden de realiteit is.

Verandering is een must om sterker, innovatiever en relevanter te worden. Vaak ontstaat het inzicht in de wens tot groei en ontwikkeling juist tijdens reflectiemomenten, zoals bij evaluaties, eindejaar gesprekken, of zelfs spontaan in de dagelijkse praktijk. Maar in plaats van te analyseren waarom iets niet gelukt is, werkt het veel inspirerender en motiverender om te focussen op de toekomst. Wil je verandering écht realiseren, dan moeten mensen in beweging komen. Want anders willen is niet hetzelfde als anders doen. Dit vraagt om een gerichte aanpak die niet alleen doelen stelt, maar ook de motivatie en het gedrag van mensen aanspreekt.

In dit artikel nemen we je mee in hoe je verandering echt voor elkaar krijgt met het verandermodel van Kotter, gecombineerd met de change curve van Elisabeth Kübler-Ross en Intenza succesfactoren die je in deze stappen in kunt zetten. Veel veranderplezier! Want bij Intenza geloven we dat ambities zonder resultaat leiden tot frustratie.

Waarom de 8-fases van Kotter niet zomaar de sleutel is

Als leidraad voor verandermanagement, wordt vaak verwezen naar de 8-stappenmodel  van Kotter, of het Kotter verandermodel. Kotter wordt gezien als de expert op het gebied van lean verandermanagement. Zijn onderzoek wijst uit dat grote veranderingen binnen organisaties helaas vaak niet altijd het beoogde resultaat hebben. Hij spreekt zelfs van een slagingskans van circa 30% (1995).

Om de kans van slagen bij veranderingen te vergroten, voerde John Kotter het 8 stappen model in. Door het volgen van dit stappenplan hebben organisaties minder kans om te falen en worden ze bedreven in het doorvoeren en toepassen van de veranderingen. Daardoor hoeven organisaties niet meer continu de veranderingen bij te sturen en aan te passen en vergroot het de kans op succes. De sleutel tot succes ligt in een duidelijk begrip van de processen en cultuur binnen de organisatie. Als je niet precies weet wat je wilt veranderen, is het moeilijk om het model effectief te gebruiken.

Door deze gestructureerde aanpak toe te passen, vergroten organisaties de kans op succesvolle en duurzame veranderingen. Maar alleen deze stappen volgen is niet voldoende.

De change curve van Elisabeth Kübler-Ross als gamechanger

Het veranderproces start vaak met het begrijpen en benutten van de verandercurve (ook wel de change curve genoemd). Dit model is gebaseerd op de emotionele reacties die individuen ervaren bij veranderingen, vergelijkbaar met de fasen van rouw volgens Elisabeth Kübler-Ross. De verandercurve beschrijft hoe mensen op verandering reageren en welke emotie en gevoelens hiermee gepaard gaan. Door de emotionele reacties die individuen ervaren bij veranderingen te plotten, weet je exact waar het individu zich bevindt en hoe je kan helpen in die verandering.

Het gebruik van de verandercurve als basis helpt bij het plannen en begeleiden van verandering op een menselijke manier. De horizontale as weerspiegelt het tijdsverloop, waarbij de verticale as de hoeveel energie/empowerment/actiebereidheid weergeeft die het individu ervaart.

Stap 1: De verandercurve + wat je kunt doen als manager/coach

Schok & ontkenning (Denial & Doubt)

Mensen zijn verrast of in ontkenning over de verandering. Ze kunnen zich verzetten of doen alsof de verandering niet echt is. Voor 82% van mensen die een plotselinge verandering overkomt, zoals bijvoorbeeld een ontslag of een fusie, komt de verandering als een enorme verrassing, al zijn de signalen voor jou als manager al tijden duidelijk.

1. Frustratie/woede richting anderen: Er ontstaat weerstand, boosheid of frustratie omdat mensen onzeker zijn over de toekomst.

2. Frustratie/woede richting jezelf: Er ontstaat weerstand, boosheid of frustratie omdat zij naar zichzelf kijken en beseffen dat ook zij moeten gaan handelen.

3. Ontreddering/depressie: Mensen voelen zich overweldigd of machteloos. Dit is een dalpunt in de curve. Maar tevens de belangrijkste! Men is onzeker over de toekomst, zit met vragen over hoe het zal gaan. Ze zitten laag in de energie, maken zich zorgen of vinden het moeilijk het vertrouwde los te laten. Maar 1 ding is er veranderd… de blik is vooruit en daarmee is de verandering geland!

Acceptatie (Acceptance)

De acceptatie-fase vormt een belangrijke overgang naar de laatste fasen van de verandercurve, waarin mensen zich volledig inzetten voor en bijdragen aan de verandering.

4. Experimenteren: Langzaam accepteren mensen de verandering en beginnen te verkennen hoe ze ermee om kunnen gaan.

5. Beslissing/acceptatie: Mensen kiezen ervoor om de verandering te omarmen en passen zich aan.

6. Moving on: De verandering wordt een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse praktijk.

Kotter en de change curve gecombineerd

De stappen van Kotter komen hierin terug alleen staan niet meer in ‘zijn’ volgorde. De inzichten van Kotter combineren we juist nu met de verandercurve. Kortom, dit is de nieuwe ideale volgorde als je de twee modellen combineert. 

Stap 2: Grondige analyse

Begin met een analysefase en zorg dat het management dezelfde uitgangspunten en dezelfde context hanteert. Denk hierbij aan:

• Het probleem of de noodzaak van verandering identificeren: Waarom is verandering nodig? Een verandering krijgt pas draagvlak, als de context van de verandering goed uit te leggen is. Is er sprake van externe druk, veranderende wetgeving, interne uitdagingen of nieuwe kansen?
• Stakeholders in kaart brengen: Wie wordt beïnvloed door de verandering en wat zijn hun behoeften, zorgen en motivaties?
• Het vertrekpunt begrijpen: Waar staat de organisatie nu en welke cultuur, processen en structuren beïnvloeden de verandering?

Stap 3: Creëer een urgentiebesef

• Verandering werkt alleen als mensen begrijpen waarom het nodig is. Dit urgentiebesef kun je creëren door de situatie helder te communiceren.
• Gebruik data, verhalen en concrete voorbeelden om mensen te betrekken.

Stap 4: Stel een duidelijke visie en strategie op

• Beschrijf wat de verandering inhoudt en wat de gewenste uitkomst is.
• Houd de visie eenvoudig, aantrekkelijk en inspirerend. Bijvoorbeeld: “We zijn inmiddels een internationale organisatie geworden met buitenlandse vestigingen en daarmee ons klantenbestand ook. Het is daarom noodzakelijk dat wij ook hier het Engels als voertaal hanteren.”

Stap 5: Naar acceptatie – doorleef de curve

• Fase Schok/ontkenning: Geef mensen ruimte om de verandering te verwerken. Communiceer rustig, transparant, duidelijk en vaak.
• Fase 1/2 (Frustratie): Erken de weerstand en frustratie. Luister actief en neem zorgen serieus. Dit bouwt vertrouwen.
• Fase 3 (Onzekerheid/depressie): Bied ondersteuning, coach en gebruik de succesfactoren zoals onder stap 1 omschreven. Benut praktische hulpmiddelen als een Quick win formulier om onzekerheden te verminderen. Onderaan dit artikel kun je het quick win formulier downloaden.
• Fase 4 (Acceptatie): Moedig mensen aan om nieuwe vaardigheden of werkwijzen te proberen. Geef kleine successen veel aandacht.
• Fase 5-6 (Integratie & moving on): Bouw voort op de successen en maak de verandering duurzaam door het in processen en cultuur te verankeren.

Stap 6: Betrek leiderschap en sleutelpersonen

• Verandermanagement is effectiever als leidinggevenden actief betrokken zijn. Ze geven richting en kunnen dienen als rolmodellen.
• Identificeer ook de informele leiders op de werkvloer of binnen de organisatie die als ambassadeurs kunnen optreden. Wie wordt je “partner in crime” in de verandering.

Stap 7: Monitor en stuur bij

• Meet continu hoe de verandering wordt ontvangen. Gebruik enquêtes, gesprekken of observaties om te zien waar mensen staan in de curve.
• Pas je aanpak aan op basis van deze feedback.
• En plan dus ook bewust pitstop momenten in om ervaringen op te halen, situaties positief te beïnvloeden en succesrecepten te delen.

Communicatie is cruciaal

Bij al deze stappen is communicatie natuurlijk essentieel:

• Zorg voor een consistent, open en transparant communicatieplan. Gebruik verschillende kanalen (bijeenkomsten, e-mails, video’s) om de boodschap over te brengen.
• Maak ruimte voor vragen, feedback en tweerichtingsgesprekken.
• Let op dat je zoveel mogelijk 1 op 1 settings creëert, om besmetting en versterking van de weerstand te voorkomen.

Kortom, succesvol veranderen start met een duidelijke visie, zorg voor een goed begrip van hoe mensen op verandering reageren, en ondersteun hen door de verschillende fasen van de veranderingscurve. Zo kun je de weerstand minimaliseren en de kans op een succesvolle implementatie vergroten.