Ook regelmatig last van een ‘vol hoofd’? Merk je dat je regelmatig zaken vergeet?

Het komt niet omdat je ouder wordt, maar omdat steeds meer prikkels op jou afkomen. In 2008 kreeg een gemiddelde werknemer in Nederland circa 4,2 keer per dag ongevraagd een verzoek of vraag. In 2013 was dat 27,4 keer en in 2018 40,1 keer! Dus 10 keer zoveel in 10 jaar tijd. De voornaamste oorzaak hiervan is dat alles wat vroeger in dialoogvorm werd besproken, vandaag (door de komst van nieuwe communicatiemiddelen, open kantoortuinen en de smartphone) is omgezet in ‘one-way- communicatie’. We kunnen elke vraag of elk verzoek direct van ons af mailen, chatten, appen of roepen. Door het thuiswerken in coronatijd is alleen al het mailverkeer met 30,7% gestegen.

Je krijgt dus continu prikkels en het kortetermijngeheugen moet dit allemaal maar zien te verwerken. Je hebt de ene prikkel nog niet verwerkt of de volgende dient zich al aan. En dus vergeet je de vorige.

Stop het in een extern geheugen

Bedenk je iets? Zet het meteen in een extern geheugen zodat je het niet kunt vergeten. Hoe? Noteer het op een digitale of papieren to-do-lijst, stuur een mail naar jezelf … Laat het niet in je hoofd zitten! Maak daarbij geen onderscheid tussen privé en zakelijk. Het hoofd maakt evenmin keuzes, gedachtes komen wanneer ze komen. Je bedenkt dat je privé nog iets moet regelen voor het weekend, maar je bent in werkmodus? Zet het gewoon op de to-do-lijst.

Ervaar direct rust met de een-op-een-lijst

Wist je dat er tijdens onze werkdag slechts een top 5 is van collega’s voor wie we meerdere vragen per dag hebben? In een tijd waarin mensen lastig bereikbaar zijn, heb je de neiging direct een mailtje of appje te sturen, zodat jij je vraag niet vergeet. Maar over 30 minuten heb je weer een vraag … en over 2 uur… en na weer 20 minuten… Zo ontstaat een overvloed aan berichten die ook weer beantwoord moeten worden. Wat als je jouw vragen voor de top 5 nu eens slim bundelt? Wat als je een niet-dringende vraag eerst opschrijft? Je zult merken dat het direct rust in je hoofd geeft. Je weet immers dat er tijdens de dag contactmomenten zijn waarop je alle vragen kwijt kunt. Belt iemand van jouw top 5 of krijg je een mail, reageer dan en neem meteen je openstaande vragen mee.

Maak een een-op-een-lijstje. Op papier of (nog slimmer) als digitale een-op-een-lijst in je agenda (zo heb je hem ook op je telefoon).

Een-op-een-lijst timemanagement